Word常见的实用技能

生僻字生成拼音

我们难免会遇到几个文档里不认识的生僻字，不用查百度，用Word自带拼音功能可以帮你解决。只需要选中文本，单击“开始”选项卡的“拼音指南”命令按钮，就可以看到文字的拼音。

设置自动保存时间，防止死机丢文件

单击“文件”→“选项”→“保存”，把自动保存时间设置为“1分钟”，这样Word每隔1分钟就会自动保存一次。即使死机，顶多也就损失1分钟之内的内容。

一键拆分表格

在Word里，当表格太长需要拆分时，很多人只能删除再新建一个表格。其实只需把光标置于表格要拆分的位置，按快捷键：Ctrl+Shift+Enter，就可以轻松搞定。

竖向删除内容

如果你要删除的内容是竖着对齐的，一行一行选中太费劲了，可以直接用竖向选择功能：按住Alt键，再按住鼠标左键来拖动，即可竖向选中文本。

图片批量修改大小

文档里图片长宽不一，不美观，想要快速统一大小，两步就好：

(1) 选中一张图片，在“图片格式”中，设置你需要的高度、宽度。

(2)选中其他图片，单击键盘上F4键即可(笔记本电脑按Fn+F4键)。

一页纸打印

打印时，可能总有那么一两行被单独打印到一页上，只要设置一下“一页纸打印”即可，在功能区的搜索文本框内直接输入“打印”二字，选择“预览和打印”→“打印预览编辑模式”。在打印预览编辑模式中，单击“减少一页”命令。

文本、表格相互转换

在Word里，当数据、信息多的时候，用表格肯定比纯文字清楚，可以这样做：

(1) 选中你需要转换的文本，单击“插入”→“表格”→“文本转换成表格”。

(2)观察“表格尺寸”，看行列数量是否正确。调整正确后点击“确定”。

注意：文本的分隔符号一定是英文符号，像咱们案例中的逗号就全部是英文逗号。

如果想把表格内容转成纯文字也很简单，只需要选中表格，单击“表格”→“布局”→“转换为文本”即可。

图片批量居中

Word中插入图片默认都是左对齐，想要给文档里数十张图片批量居中，用查找替换功能，批量替换图片格式，10秒就能搞定。具体步骤如下：

(1)Ctrl+H，打开“替换”对话框。

(2) 在“查找内容”一栏中输入“^g”(“^g”代表图片，^可以按shift+6输入)，或者单击“更多”→“特殊格式”→“图形”。

(3) 在“替换为”一栏中，单击“格式”→“段落”→“对齐方式”，选中“居中”，然后点“全部替换”即可。

合同信息两栏对齐

合同文档中甲乙双方的信息，通常要两栏对齐，用敲空格的方式可以暂且对齐，但一旦输入文本，后面的文字就跟着跑掉，正确做法是：

(1)单击“视图”，勾选“标尺”，打开标尺功能。根据要对齐的位置，用鼠标左键在标尺上单击一下，即可插入一个制表符。

(2) 依次在文本要对齐的位置，敲键盘上的Tab键，就搞定了。

批量删除空格空行

把所有的空行全删除，可以用查找替换功能，首先，删除所有空格：

(1) 按Ctrl+H，打开“替换”对话框。

(2)“查找内容”一栏中输入“^w”(代表空格，^可以按shift+6输入)，或者单击“更多”→“特殊格式”→“空白区域”。

(3)“替换为”一栏空着即可，代表删除，最后单击“全部替换”。

然后删除所有空白行：

(1)按Ctrl+H，打开“替换”对话框。

(2) “查找内容”中，输入两个“^p”(代表段落标记，也就是回车符)，或者单击“更多”→“特殊格式”→“段落标记”。

(3) 在“替换为”输入一个“^p”，然后一直单击“全部替换”，直到替换数量显示剩0处。