商务英语打电话对话干货指南

打/接电话时，首先亮明身份

如果是在办公室接电话，需要开门见山，告知对方你的身份，做一个简短的自我介绍即可：

不用过多介绍城市

除非是访问过您或者特殊情况的客户，因为大多数国外的客户只对中国有印象，至于具体中国的哪个城市，他们大多数是没有印象的。

公司名称不要过长

如果你的公司名称比较长，建议你尽量缩短，也可以直接缩略为简称。

这里值得注意的是：说到自己名字以及公司名称的时候，要放缓你的语气，并且加强重音，这样不仅会引起你客户的注意，还会给客户一个记忆你的时间。

打电话前脑子里打好草稿

有经验的人都会在打电话前脑子里过一下要说的话，理清楚逻辑思维，预设对方可能的问题，先打好草稿，这样打起电话会更加游刃有余。

特别是和外宾，或者领导打电话，这样可以有效防止紧张，或者被对方的思路带跑而忘词。

这样就可以避免，类似于“啊、嗯、额”之类的口头禅，此外还包括一些没有必要的停顿。

如果实在紧张不知道说什么，这里你可以用“yeah、well、ok、I got your idea”等，这类通俗的口语来代替。

培养专注听对方讲话的技巧

“Allow the person to get what's off his or her chest. Listening well builds rapport.”怎么理解呢?

当你接听电话时，特别需要注意认真听别人讲话，听清楚他/她的需求和问题。

即使有时候，你知道对方可能误会你了，或者你已经知道他/她接下来要说什么了，千万记得要等人家说完，不要随便打断别人。

等对方讲完话后，如果你实在听不清楚对方的问题时，你可以这样表达：

· Pardon/Excuse me?

· Sorry, I didn't understand/catch you.

· I couldn't hear you very well.

· Would you speak more slowly please?

· Could you speak a little louder please?

· Could you repeat that please?

· Would you say that again?

准备好笔和纸，做好对话记录

手头上随时准备一支笔，记下对方的姓名，打电话来的时间和理由。

It's best to write the information on a phone memo pad. This keeps the calls organized in one place and when it isn't for you, you can give a copy to the intended recipient.

给大家一个建议：最好是把信息写在电话备忘录上，所有信息都整理得有条理，即使不是打给你的，你可以把信息转达给别人。

不要过于私人化

这个问题，虽然经常被大家忽视，但是真的很!重!要!大家在打电话时难免掌握不好情绪上的尺寸，接听电话代入过多的私人感情，但职场上，任何时候，都要注意把控好情感。

比如，对方因为你们公司的产品问题打电话向你投诉，你不能和他一起吐苦水，表达对公司不满。

不管怎样，你要学习把对话引回到相应主题上，以专业的语气说明你将如何解决问题，不要太过于关注私人性的评价。

注意收尾

这里需要注意不要虎头蛇尾，前面讲的好好地，后面一句 byebye 就结束了对话，这样也太不专业了!你要抓住每一个与客户“套近乎”的机会，所以，一定要记住要问候你的客户：

· Well, it's been a pleasure talking to you. Keep in touch through email later.

· Glad to talk to you.

· Thank you for your time. Have a nice day.

目的就是让你的客户觉得你是真的在关心他，为你们的下一次交流做了很好的铺垫!

电话过后，马上邮件跟进，趁热打铁，你可以这样说：

Dear XXX .nice to talk with you in the phone 5 minutes ago.you voice is so magnetic .

这里时间要把握准确，说五分钟就一定要是五分钟!